مطابقة المخزون

• تتيح خاصية مطابقة المخزون تسجيل الوحدات التابعة للمنشأة من قبل صاحب المصلحة بهدف المطابقة في الكميات المتوفرة. يمكن رفع بيانات المخزون عبر صندوق التحميل من خلال إضافة ورفع الملف.

• بعد إرفاق الملف، قم بحفظ البيانات بالضغط على زر "إرسال".

• يرجى العلم أنه عند رفع الملف يتم حفظه في صفحة "قائمة تسجيل مطابقة المخزون" لضمان تنظيم السجلات.
• وبعد تنفيذ آخر عملية مطابقة، يتم نقلها إلى قائمة تسجيل مطابقة المخزون، ولا يمكن إجراء أي عملية إضافية عليها.

1. ملف نموذج الاكسل

• تم توفير هذا الملف كنموذج (Template) لتوضيح طريقة إدخال البيانات الصحيحة في النظام. يجب الالتزام بإدخال جميع البيانات باللغة الإنجليزية فقط، وعدم تعديل أو تغيير عناوين الأعمدة أو ترتيبها، حيث يعتمد النظام عليها لقبول الملف.
• كما يجب التأكد من ضبط تنسيق حقل GTIN بصيغة Text وليس General، وذلك لمنع فقدان الأصفار أو حدوث أخطاء في القراءة.
• يرجى العلم أن أي تغيير في التنسيق أو اللغة أو المعطيات الأساسية قد يؤدي إلى رفض الملف من قبل النظام.

2. نتائج مطابقة المخزون

• في خانة آخر عملية مطابقة للمخزون يتم عرض نسبة المطابقة. كما يمكن تنزيل الجدول الذي يحتوي على الأعمدة التالية:
• الوصف، الكمية، رقم الدفعة، ورقم بند التجارة العالمي (GTIN).

3. عملية مطابقة المخزون الأخيرة

• في خانة آخر عملية مطابقة للمخزون يتم عرض تفاصيل شاملة تشمل: رقم بند التجارة العالمي (GTIN)، اسم الدواء، رقم الدفعة، تاريخ انتهاء الصلاحية، الكمية النشطة، الكمية المستلمة المعلقة، الكمية الفعلية، تاريخ مطابقة المخزون، الفرق، والإجراءات المتاحة.
• ومن خلال خانة الإجراءات يمكن لصاحب المصلحة تنفيذ خيارات مثل قبول الكميات أو إرسال الكميات، وذلك بهدف إتمام عملية المطابقة وإرسال الوحدات إلى وجهاتها الصحيحة.
• ملاحظة: تفعيل إجراءات المطابقة (مثل قبول الكميات أو إرسالها) متاح فقط للمنشآت المشتركة في الخدمة، أما في حال عدم الاشتراك فيمكن للمستخدم الاطلاع على بيانات المطابقة ومعرفة ما إذا كانت الكميات متطابقة أم لا فقط.

4. تنزيل جدول مطابقة المخزون

• يعرض هذا السجل معلومات أساسية لإدارة المخزون، حيث يبدأ بـ رقم بند التجارة العالمي (GTIN) الذي يُستخدم كمعرّف موحد للمنتج، يليه اسم الدواء، ورقم الدفعة. كما يتضمن تاريخ انتهاء الصلاحية.
• ويُظهر السجل أيضًا الكمية النشطة وهي الكمية المتاحة في نظام رصد، إضافة إلى الكمية المستلمة المعلقة التي تم استلامها ولم يتم قبولها بعد. ثم يتم توضيح الكمية الفعلية.
• وأخيرًا، يبيّن تاريخ مطابقة المخزون وهو تاريخ إجراء المطابقة في نظام رصد، مع توضيح الفرق الذي يمثل الفارق بين الكمية المسجلة في النظام والكمية الفعلية، بهدف اكتشاف أي زيادة أو نقص في المخزون.

5. قبول المخزون

• في شاشة القبول يتم استعراض عمليات الاستلام المعلقة التي تم تنفيذها على رقم GTIN، وذلك لتسهيل عملية القبول.
• تحتوي القائمة على المعلومات التالية: مربع الاختيار، رقم الإشعار، تاريخ الإشعار، رقم الموقع العالمي، رقم بند التجارة العالمي (GTIN)، رقم الدفعة، الكمية، تاريخ انتهاء الصلاحية، والكمية المراد قبولها.
• من خانة (#) يمكنك تحديد الحزمة بالضغط على مربع الاختيار، وعند تحديد المربع يتم تلقائيًا إدراج نفس الكمية المستلمة في خانة "الكمية المراد قبولها".
• بعد ذلك يمكنك من خلال خانة "الكمية المراد قبولها" اختيار قبول كامل الكمية أو إدخال العدد المطلوب قبوله.

6. نقل/ارسال المخزون

• في شاشة نقل/إرسال الطلب تظهر الكمية المتبقية أولاً. أسفلها توجد خانة لتحديد الموقع (GLN) الذي سيتم إرسال الكميات إليه، وبجوارها خانة لإدخال العدد المطلوب إرساله.
• بعد ذلك يمكن الضغط على زر "إدخال" لإضافة أكثر من عملية إرسال في نفس الوقت.

• ثم الضغط على زر "حفظ" لتأكيد العمليات.

7. قائمة تسجيل مطابقة المخزون

• تُستخدم صفحة قائمة تسجيل مطابقة المخزون لعرض سجلات عمليات مطابقة المخزون التي تم تنفيذها مسبقًا، مع إمكانية البحث والتصفية وفق المعايير التالية.
• لا يتطلب تنفيذ عملية البحث إدخال جميع المعايير، ويمكن استخدام أي معيار أو مجموعة منها.
• تشمل معايير البحث:

• رقم بند التجارة العالمي (GTIN) أو اسم الدواء
• رقم الدفعة
• نسبة المطابقة (من)
• نسبة المطابقة (إلى)
• تاريخ البدء، وتاريخ الانتهاء

8. قائمة تسجيل مطابقة المخزون

• عند الضغط على زر البحث، يتم عرض تفاصيل مطابقة المخزون.
• تظهر تفاصيل مطابقة المخزون والتي تشمل:

• رقم مطابقة المخزون
• تاريخ مطابقة المخزون
• الكمية النشطة
• الكمية الفعلية
• نسبة المطابقة

• عند الضغط على زر (استعراض)، تظهر تفاصيل مطابقة المخزون.

9. تفاصيل تسجيل مطابقة المخزون

• تظهر تفاصيل مطابقة المخزون والتي تشمل: رقم مطابقة المخزون، تاريخ المطابقة ونسبة المطابقة.
• كما يتم عرض المزيد من تفاصيل تسجيل المطابقة، مع إمكانية تنزيل ملف Excel. بالإضافة إلى ذلك، تظهر البيانات التالية: رقم بند التجارة العالمي، رقم الدفعة، الكمية النشطة، الكمية الفعلية، الفرق، وكامل العمليات التصحيحية.

10. جدول تفاصيل تسجيل مطابقة المخزون

• يُستخدم هذا الملف لعرض سجل عمليات مطابقة المخزون التي تم تنفيذها، حيث يوضح رقم مطابقة المخزون لكل عملية كمرجع فريد، إضافة إلى تاريخ مطابقة المخزون الذي يبين وقت إجراء المطابقة.
• كما يعرض الكمية النشطة المسجلة في النظام وقت المطابقة، ويقارنها مع الكمية الفعلية. وبناءً على هذه المقارنة، يتم احتساب نسبة المطابقة لقياس دقة المخزون وتحديد مستوى التوافق بين البيانات المسجلة في النظام والجرد الفعلي.
• يساعد ذلك في اكتشاف الفروقات وتحسين دقة إدارة المخزون، مما يساهم في اتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.

الأدوية غير المسجلة

تتيح خدمة الأدوية غير المسجلة لشركات الأدوية، من مصانع ومستودعات، تقديم طلبات لإضافة الأدوية المستوردة وغير المسجلة إلى نظام رصد، بهدف تتبع حركتها وتنفيذ العمليات عليها. وذلك لضمان التحقق من وصول الدواء، تتبع مصدر التوريد، تعزيز الرقابة ودعم إجراءات السحب.

تقدم الخدمة عبر مسارين:

• المسار المميز (المسار السريع): حيث يتم معالجة الطلبات فيه حتى ثلاثة أيام عمل.
• المسار المجاني (المسار الاعتيادي): حيث يتم معالجة الطلبات فيه حتى 30 يوم عمل.

1. الوصول إلى خدمة الأدوية غير المسجلة

يمكن الوصول إلى خدمة الأدوية غير المسجلة من خلال بوابة إدارة أصحاب المصلحة عبر تبويب "الأدوية" والضغط على "طلبات الأدوية غير المسجلة ".

2. إنشاء طلب إضافة دواء غير مسجل

لإنشاء طلب جديد، يتم الضغط على زر "إضافة دواء غير مسجل"

بعد ذلك، سيتم استعراض صفحة "إضافة دواء غير مسجل"، حيث يمكن للمستخدمين المشتركين اختيار مسار الطلب "مجاني" أو "مميز"، بينما يتم تعيين المسار المجاني بشكل تلقائي لغير المشتركين.

3. متطلبات إضافة طلب دواء غير مسجل

المتطلب	إجباري؟
شهادة إذن الاستيراد المعتمدة	نعم
شهادة رقم بند التجارة العالمي	إلزامية ويجب أن تكون مختومة وموثقة من قبل جهة رسمية في المسار المجاني. اختيارية في المسار المميز.
خطاب الجهة المستفيدة	نعم
خطاب الجهة المستوردة	نعم
رقم إذن الاستيراد	نعم
الكمية المستوردة ملاحظة: يجب إدخال الكمية المستوردة كاملة كما هو في إذن الاستيراد وبعد الموافقة، يمكن التبليغ عن الكميات بشكل جزئي في النظام.	نعم
صورة الدواء	نعم
رقم بند التجارة العالمي	نعم
الاسم التجاري	نعم
قابل للتصدير؟	نعم
طريقة الوصف	نعم
السعر	نعم
الرقم ATC 1	لا
الرقم ATC 2	لا
الشكل الصيدلاني	نعم
اسم الشركة المصنعة	نعم
بلد الشركة المصنعة	نعم
اسم الشركة المسوقة	نعم
بلد الشركة المسوقة	نعم
حجم العبوة	نعم
شكل العبوة	نعم
طريقة الاستعمال	نعم
مدة الصلاحية بالأشهر	نعم
ظروف التخزين	نعم
الحجم	لا
وحدة الحجم	لا
الاسم العلمي	نعم
التركيز	نعم
وحدة التركيز	نعم
الملاحظات	لا
المنشأة المستفيدة ملاحظة: يجب أن تكون الجهة المستفيدة هي المنشأة في خطاب الجهة المستفيدة.	نعم

4. إرسال طلب الدواء غير المسجل

بعد استكمال البيانات المطلوبة، يتم الضغط على زر "إرسال".

عند إرسال الطلب بنجاح، ستظهر رسالة تأكيد، وسيتم إدراج الطلب تلقائيًا ضمن صفحة "طلبات الأدوية غير المسجلة".

5. حالات الطلب

1. في انتظار الموافقة:
تبقى حالة الطلب "في انتظار الموافقة" إلى حين مراجعته ومعالجته.

2. مرفوض
في حال رفض الطلب، يمكن الاطلاع على سبب الرفض من خلال حقل "الوصف"، كما يمكن تعديل الطلب وإعادة إرساله وفقًا للملاحظات الواردة. وسيتم الاحتفاظ بالبيانات والمرفقات السابقة، دون الحاجة إلى إعادة إدخالها أو رفعها مرة أخرى، مع الاكتفاء بتعديل البيانات المطلوبة فقط.
بعد الإرسال، يتم تحويل حالة الطلب إلى "في انتظار الموافقة" واحتساب مدة معالجة الطلب مرة أخرى حسب المسار المختار.

3. تمت الموافقة
عند الموافقة على طلب الدواء غير المسجل، تتم إضافة الدواء تلقائيًا إلى صفحة "الأدوية" الخاصة بالمنشأة، ويمكن بعد ذلك التبليغ عن العمليات الخاصة بالدواء من قبل أصحاب المصلحة التابعين للمنشأة المستوردة والمستفيدة.

6. الاطلاع على طلبات الأدوية غير المسجلة السابقة

يتم استعراض جميع الطلبات السابقة في صفحة "طلبات الأدوية غير المسجلة"، مع إمكانية البحث وتصفية النتائج باستخدام عوامل التصفية التالية:

1. رقم الطلب
2. رقم بند التجارة العالمي
3. الحالة (في انتظار الموافقة، مرفوض، تمت الموافقة)

يمكن الاطلاع على تفاصيل الطلبات السابقة من خلال الضغط على زر "اطلاع"، حيث سيتم استعراض صفحة "تعديل دواء غير مسجل "والتي تتضمن جميع تفاصيل الطلب السابق.

7. قائمة الأدوية المميزة

تتيح قائمة الأدوية المميزة للمشتركين الاطلاع على الأدوية المتاحة ضمن المسار المميز، والتي يمكن تقديم طلبات الأدوية غير المسجلة لها، وذلك بناءً على عدد بنود التجارة العالمية المتاحة في الباقة المشترك بها.

8. باقات الأدوية غير المسجلة

لتفعيل المسار المميز، يمكن للمستخدمين الاشتراك في إحدى باقات الأدوية غير المسجلة التالية:

1. باقة الأدوية غير المسجلة (رقم بند تجارة عالمي واحد)
2. باقة الأدوية غير المسجلة (5 أرقام بنود تجارة عالمية)
3. باقة الأدوية غير المسجلة (10 أرقام بنود تجارة عالمية)
4. باقة الأدوية غير المسجلة (15 رقم بند تجارة عالمي)

حيث تتيح الباقات للمستخدمين من رفع طلبات أدوية غير مسجلة غير محدودة لرقم/أرقام بنود التجارة العالمية في الباقة خلال سنة من تاريخ الاشتراك.

9. خطوات الاشتراك في باقات الأدوية غير المسجلة

للاشتراك في إحدى باقات الأدوية غير المسجلة، يتم اتباع الخطوات التالية:

1. تسجيل الدخول على منصة صحة صحة - منصة الخدمات الصحية
2. الانتقال لصفحة التحكم بالرصيد
3. شحن رصيد النقاط
4. الانتقال لتبويب "شراء باقات الخدمات" في صفحة التحكم بالرصيد
5. تحديد اسم الخدمة "رصد"
6. اختيار نوع باقة خدمة الأدوية غير المسجلة المرغوبة
7. الضغط على زر شراء الباقة

للاطلاع على تفاصيل الباقة التي تم الاشتراك بها:

1. من صفحة التحكم في الرصيد
2. اختيار تبويب "باقات خدماتي"